Việc tổ chức một cuộc họp trực tuyến được xem là một hình thức khá tuyệt vời và tiện lợi; vì nó có thể linh hoạt ở nhiều địa điểm khác nhau. Chính vì điều đó mà để cuộc họp trực tuyến trở nên hoàn hảo; và không bị ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài; việc lắp đặt thiết bị cho văn phòng như loa, camera, micro,… phải thật sự đầy đủ và đúng cách. Chỉ cần sai một bước nhỏ trong khâu chuẩn bị có thể tạo nên một tác động tiêu cực không hề nhỏ lên chất lượng cuộc họp. Vậy làm thế nào để lắp đặt camera, loa, micro,… cho văn phòng khi họp trực tuyến? Việc lắp đặt cần lưu ý điều gì? Cùng SMARTLIVING khám phá ngay nhé!
Lắp đặt camera và các thiết bị khác cho phòng họp trực tuyến là bước cơ bản để buổi họp thành công.
Lắp đặt camera và các thiết bị khác cho phòng họp trực tuyến
Nếu như trước đây, tiến trình lắp đặt camera và các thiết bị liên quan cho phòng họp trực tuyến diễn ra khá phức tạp; và đòi hỏi phải bỏ ra chi phí khá lớn; thì cho đến thời điểm hiện tại; thông qua các phần mềm họp trực tuyến cũng như sự phát triển vượt bậc của công nghệ; quá trình thiết lập hệ thống lắp đặt các thiết bị cho văn phòng họp như camera. micro, loa đã có sự chuyển biến rất tốt cùng mức giá phải chăng hơn.
Chi phí tổ chức một cuộc họp trực tuyến thường sẽ được dựa trên các thiết bị và quy mô của cuộc họp, nhỏ hoặc lớn.
Lắp đặt camera thu hình ảnh cho phòng họp trực tuyến
Camera được lắp đặt cho phòng họp trực tuyến đồi hỏi độ nét rất cao (HD, full HD); và có khả năng quay, quét hoặc zoom hình ảnh từ cự ly rất xa. Camera được lắp đặt để họp trực tuyến hoạt động yên tĩnh; và có góc xoay 360 độ. Chúng thậm chí còn có thể treo ngược trên trần nhà; và zoom mọi hoạt động diễn ra trong văn phòng mà không hề tạo ra bất kỳ âm thanh nào.
Các loại camera này ngoài ra còn phải có khả năng quét nhanh chóng; đi kèm với góc quay -100 độ đến 100 độ. Tốc độ xoay tối đa phải đạt khoảng 300 độ/s và góc nghiêng là -25 độ đến 25 độ.
Không chỉ dừng lại ở đó, những chiếc camera này còn phải có khả năng zoom nét từng cá nhân trong cuộc họp; để người tham gia họp trực tuyến có thể nhìn thấy rõ trong lúc phát biểu trong cuộc họp.
Lắp đặt hệ thống loa và âm thanh
Để đảm bảo được độ vang của cuộc họp và cân bằng được chất lượng âm thanh; giúp người tham gia hội nghị có thể nghe được rõ tiếng từng thành viên, bạn nên chuẩn bị một hệ thống loa tốt và đủ với không gian văn phòng. Lựa chọn những loại loa có độ vang vừa phải, không bị rè để người ở đầu dây bên kia không bị nhiễu âm thanh và có thể nghe rõ được tiến trình cuộc họp.
Bổ sung loa vào quá trình lắp đặt thiết bị camera, loa và micro sẽ rất có lợi cho một cuộc họp trực tuyến. Tuỳ vào phòng họp có kích thước khác nhau; mà số lượng loa được lắp cũng sẽ khác nhau. Ta nên cân nhắc; và phân bổ mỗi góc tường sao cho hợp lý để tránh lãng phí.
Codec – Codec được viết tắt từ compressor-decompressor.
Codec được hiểu như bộ vi xử lý mã hoá các dữ liệu hoặc các tín hiệu để đảm bảo đường truyền được truyền tải một cách ổn định, lưu trữ hoặc giải mã. Hay nói cách khác, nó có công dụng xử lý mã hoá nhận; và truyền tín hiệu âm thanh cũng như hình ảnh thông qua đường truyền.
Các thiết bị phải đảm bảo chất lượng để không làm ảnh hưởng đến buổi họp.
Lắp đặt micro trong phòng họp trực tuyến có gắn camera và các thiết bị khác
Micro đa hướng: Ngoài việc lắp đặt những bộ phận quan trọng như camera, loa,..; cho phòng họp trực tuyến thì micro cũng chính là thiết bị vô cùng cần thiết. Micro sẽ được kết nối với codec bằng dây cáp tín hiệu hoặc không dây; có chức năng thu tiếng và xử lý các tạp âm bên ngoài, xử ECO cực chuẩn trong phòng họp sau đó chuyển thông tin đến codec xử lý.
Micro có ngỗng: Micro có ngỗng thường là micro để bục hoặc để bàn và có đơn hướng thông thường. Loại micro này là micro tụ điện nghĩa là chúng hoạt động dựa vào điện nay. Mịcro này thường được dùng để phát biểu khi có yêu cầu chất lượng âm thanh rõ nét đúng với ngữ điệu của người đang thuyết minh. Kèm theo đó, tính chất nguồn điện tương đối cũng là đặc thù quan trọng để các micro có sự khác biệt với nhau.
Lắp đặt đường truyền internet
Để cuộc họp trực tuyến diễn ra tốt nhất, đường truyền internet chính là công cụ quan trọng mà chúng ta cần phải kể đến. Cuộc họp có bị gián đoạn hay không đều phụ thuộc vào các thiết bị liên quan này. Do đó mà để tránh tình trạng bị cắt ngang, ta nên sử dụng dịch vụ internet của các nhà mạng uy tín.
Màn hình hiển thị
Một trong những thiết bị cần thiết không kém cần phải kể đến chính là màn hình hiển thị. Nhằm đảm bảo những thông tin truyền tải đầy đủ và chân thật đến với mọi thành viên, màn hình phải thật sự rõ nét và sống động nhất.
Có rất nhiều loại màn hình để chúng ta có thể lựa chọn như màn hình máy chiếu, máy tinhs, tivi chuyên dụng,… Tuy nhiên, dù là màn hình nào đi nữa thì chất lượng phản chiếu phải thật sự bảo đảm để các camera được lắp đặt trong phòng họp trực tuyến có thể thu lại được.
Những lưu ý khi lắp đặt camera và các thiết bị khác trong phòng họp trực tuyến
Khác với các cuộc họp trực tiếp, cuộc họp trực tuyến đòi hỏi chúng ta phải chuẩn bị rất nhiều có thể nâng cao hiệu quả công việc. Để đạt được chất lượng tốt nhất và chuyên nghiệp nhất, chúng ta cần quan tâm đến những yếu tố môi trường trong quá trình thiết lập,
Lựa chọn phòng phù hợp để lắp đặt camera và thiết bị khác cho họp trực tuyến
Dù bất cứ khi nào, nên chọn một căn phòng có không gian họp và kèm theo đó là các vật thể và bề mặt phản chiếu ánh sáng tối thiểu nhất, đặc biệt hạn chế những căn phòng có cửa số lớn và mặt kính to.
Một lưu ý chính là những vật dụng đôi khi có vẻ thông thường, nhưng chúng vẫn có khả năng tác động và tạo nên những ánh sáng chói làm nhiễu hình ảnh thông qua camera phát trực tuyến. Do đó mà khi lựa chọn phòng họp, ta nên ưu tiên lựa chọn những căn phòng tối giản nhất có thể.
Ánh sáng và sự tác động của chúng lên việc lắp đặt camera và các thiết bị khác
Không gian trong phòng họp luôn phải đảm bảo được độ sáng một cách đồng đều; điều sẽ giúp các camera được lắp đặt tại văn phòng của phòng họp trực tuyến ghi lại màu sắc, độ tương phả;n và độ nét chân thật nhất. Bất kể nguồn ánh sáng mạnh nào phía sau; cũng đều sẽ có thể đổ bóng và làm mờ hình ảnh. Do đó mà tránh hướng camera hướng thẳng ra ngoài cửa sổ; hoặc nơi có nguồn sáng gay gắt.
Ngoài ra, ánh sáng mặt trời quá lớn cũng sẽ có thể gây ra sự tương phản; và hạn chế sự ghi lại hình ảnh của camera. Để giảm thiểu tình trạng này; ta nên bổ sung những loại rèm che phủ tốt nhất; để kiểm soát tình hình ảnh sáng bên trong căn phòng.
Bối cảnh
Nên giảm thiểu tối đa những mẫu hoa văn xung quanh hoặc không nên chọn những căn phòng được bài trí khá rườm rà. Điều này vô tình làm giảm đi tầm ngắm của camera được lắp đặt sang những thiết bị quan trọng khác.
Ưu tiên lựa chọn những loại bàn ghế có màu sắc và kết cấu đơn giản, không cần trang trí công phu. Các bức tường và cửa sổ nên là những loại tường trơn và không decor thêm. Tối giản mọi thứ; để tránh gây mất tập trung cho những người tham gia cuộc họp. Sử dụng rèm che trong văn phòng họp nhằm tăng sự riêng tư; và khả năng tập trung vào nội dung của người tham gia.
Ngoài việc lắp đặt, bạn cần lưu ý một số vấn đề khác như bối cảnh, ánh sáng, màu sắc,…
Tổng kết
Lắp đặt camera và các thiết bị liên quan trong phòng họp thật sự là một quá trình vô cùng quan trọng để tạo nên chất lượng cho cuộc họp; ngoài nội dung và các vấn đề liên quan. Chính vì lẽ đó mà các doanh nghiệp nên đầu tư các thiết bị thật chất lượng; để cuộc họp được diễn ra thành công.
SMARTLIVING, địa điểm chuyên cung cấp các mặt hàng thiết bị thông minh cho gia đình bạn. Chúng tôi luôn tự hào là cơ sở cung cấp các sản phẩm chất lượng với mức giá phải chăng như đầu vòi thông minh, vòi nước thông minh,… Liên hệ ngay với SMARTLIVING ngay hôm nay để được tư vấn đặt hàng nhé!
